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如何办好一场学术会议

2021/1/8 | 来源:医药卫生网

如何办好一场学术会议
河南省肿瘤医院  韩斌斌

   2020年,我们承办了在10月31日举行的中国卫生信息与健康医疗大数据学会智慧运营管理服务分会2020年年会暨智慧运营学术论坛。
    承办全国性质的会议,我们在2017年经历过一次,效果还不错,得到了会长和参会人员的好评。所以,承办这次会议我感觉压力不大。
    2020年9月,我们就成立了工作小组,然后确定会议主题、筛选演讲老师、进行现场的各种准备工作……大家都很努力,定期碰头,集思广益,可真到正式举办会议的时候,还是出现了些许差错。虽说瑕不掩瑜,却让人颇为遗憾。会议结束后,我就琢磨着,关于举办学术会议,是不是应该整理一份清晰的任务框架,让会议可以不遗不漏、有条不紊地举行呢?基于此,有了这篇文章,望同道们不吝指正。

 

    接到办会任务后,就要马上成立工作小组,包括学术组、宣传(文字)组、综合组等,指定各组组长,遴选各组成员,明确任务分工。然后,根据轻重缓急启动以下相关工作。

    一、根据办会规模,选定会议酒店和会议时间

    这是接到办会任务后应最早启动的工作。比较好的酒店往往要提前几个月预订,因而,这项工作越早启动越好。
    选酒店时要考虑以下几个因素:参会人数、论坛个数、住宿人数,以及酒店自助餐可容纳人数、交通情况、硬件条件等。主办方一定要到酒店、现场看看场地、客房、餐厅、行走路线、车位(为工作人员和嘉宾预留)等情况。同时,要根据主要领导的档期和酒店的档期,确定办会时间。

    二、根据学会定位,确定论坛主题、演讲嘉宾、主持人等

    论坛主题的设计要符合学会职能定位,还要紧扣行业和政策热点,紧跟会员的兴趣点。同时,主题设计还要体现特色,既耐人寻味,又易于传播。高质量的主题才能吸引足够多的会员参会,让与会人员有获得感。在分论坛数量的选择上,要看会议规模和办会能力。同时,分论坛和主论坛的主题选择要有层次。
    论坛主题确定之后,有两项工作可以同步启动。
    一是确定会议收费标准,推送会议通知。会议通知可以是纸质的,但必须有电子版的,方便大家宣传、发动、转发。
    二是确定演讲嘉宾和主持人。和酒店一样,热门嘉宾的日程计划都是几个月前就安排满的。嘉宾和会员,是会议成功的两大核心要素,越早通知他们越好。2020年,上半年因为疫情,大家都待在家里,下半年各种主题、各种级别的会议爆炸式举办。我们举办会议的那几天,据说全国同时有7个类似主题的会议。主持人的选择也要启动,这个任务相对轻松一点儿。一定要有备选嘉宾和备选主持人(这个一般由自己人承担),因为,差不多每次会议,都会有嘉宾或主持人临时有事不能到场。这个时候,备选人员就派上用场了。此外,还要提前准备学会盖章的邀请函,方便受邀者请假。

    三、选定会议公司,保证会议质量

    把接送专家、会场设计、现场布置、会议直播、会场拍照、会议资料准备、相关人员沟通等非常烦琐的工作委托给靠谱的会议公司,能节省不少力气。
    选择会议公司时要多比较,尤其要咨询它的历史顾客,他们的评价至关重要。办会的物料准备要精致、系统、有特点,包括手袋、大会主屏及分屏背景、接站手牌、嘉宾台签、墙贴指引、地贴指引、易拉宝等的设计,最好和主题色彩、会议LOGO(标识)一脉相承。还可以请会议公司在会议过程中设计一些吸睛环节,让会议氛围更加热烈。
    此外,会议公司还要协助办会人员做好会议预算,确保收支平衡。根据收费标准和预计参会人数等情况,计算会议收入;同时详细列出各项花费,根据办会标准确定费用总额。
    在筹备过程中,会议公司要关注并及时反馈与会领导和嘉宾的动态信息,便于会务组及时采取调整措施。同时,还要关注参会报名人数。人数太多了要做疏导,毕竟疫情期间,防疫责任重大。人数太少了,就要加强宣传,可以委托会议公司等共同发动。

    四、编制会议指南,准备会员手册

    这些纸质资料虽然使用期限不长,但对参会人员迅速全面了解会议情况还是很有帮助的。同时,主席致辞、会议日程、会员名录、会议课件等资料也可以在电子平台上推送,让大家多渠道了解会议情况。尤其是电子资料,可以做到相关资料实时更新。会议资料制作不需要太精良,但一定要避免粗制滥造,因为它直接影响了会员的体验和会议的档次。

    五、一对一服务,做好领导、嘉宾沟通

    除了会议公司安排的接送车辆,还要一对一安排工作人员和领导、嘉宾的对接,摸清领导、嘉宾的往返行程及个性化需求,做好服务,让大家宾至如归;同时,要提前和与会领导、嘉宾、主持人等做好沟通工作,看他们是否需要准备讲话稿和主持词,需要准备的话要提前交付,预留修改时间。议程之中如有特殊安排,一定要提前告知领导和嘉宾,避免现场尴尬。此外,提前做好文字准备,也是会后通讯稿能够迅速发布的保障。

    六、充分筹划,做好防疫准备

    与会领导、嘉宾和会员来自全国各地,在疫情还没有完全控制的情况下,做好会议的防疫工作也非常重要。一是合理设置会场座位间距,避免交叉感染。二是设置检测环节,包括健康码扫描、安装红外体温检测门等。三是备足防疫物资,在会议入口处准备口罩、手部消毒液等物资。

    七、合理安排,使会议现场保障无遗漏

    保障工作,可以按照内容来分工,譬如负责话筒音响、会场秩序、报到收费、专家接送等;也可以按照场景来分工,譬如会场内部、会场展厅、VIP(贵宾)房间、报到签到点等;还可以按时间顺序来分工,譬如会前、会中、会后等,力求保障无死角。同时,要实行首问负责制,不论会员向谁咨询,被问人员都有责任帮助协调解决。

    八、会前排练,确保万无一失

    会议召开的头一天,一定要有个全面排练,全部工作人员都要到位。这个非常重要。
    会前排练要完整,包括会前暖场视频、礼仪指引路线、下场路线,尤其是议程和音乐、灯光、大屏资料是不是同步,需要准备几支话筒、话筒摆放位置等,都要关注到。排练能避免会议举办中的大部分问题。除了排练,对会议的整个日程和会议的每个环节,所有的任务都要按时间轴、按职能分工、按场景做全景式的梳理,避免有所遗漏。

    九、及时反馈信息,保证指令闭环

    在办会过程中,出现变动是正常的,关键是要有应急措施。这就需要在办会之前,做好团队分工,形成明确的信息传递链条,保证团队高效的执行力。同时,要求每位成员在做好本职工作的同时,主动协同其他成员,及时反馈异动信息。
    在办会过程中,总协调人要能及时掌握全面信息,并迅速将变动任务发布出去、落实到人,并能及时得到任务完成信息反馈。特别是领导和嘉宾的日程如有变化,要及时通知主持人和总协调人,便于现场调度、修改会议日程和会场细节。

    十、及时整理,做好善后事宜

    一是指定专人撰写新闻稿件,及时发布会议情况。
    二是打扫会场,及时归还相关物资,妥当处理相关资料。
    三是做好滞留专家和会员的服务保障工作。
    四是做好费用结算和账务核算,确保合法合规。

最后,分享几个小心得

    一是会务人员最好统一着装,既能提振士气,又易于辨识。
    二是和专家短信、微信沟通时统一模板,面对面沟通时统一事项,使保障服务同质化。
    三是会议期间要有机动组,专门应对意外事项。这个很重要,且不能由会议期间有明确分工的同志担任,否则很可能顾此失彼,两头抓瞎。
    四是注册期间,将参会人员按照嘉宾领导、医院会员、行业厂商等进行分类,便于及时统计和精准服务。
    总之,办会是个乱活儿,要办的顺妥,关键是事前准备要做足,多预留备选方案,事中各负其责,互相补位,事后及时复盘,提高团队能力。举办会议,展示的既是团队的能力,更是团队的精气神和协作意识,对团队是个非常好的锻炼机会。

发布人:刘耀东 
编辑:朱晓娟 
审核:梁如意 


 

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